28 juillet 2016 | Sterling

La vérification de l’identité – un incontournable pour des résultats fiables

Lorsqu’un candidat doit subir une vérification de casier judiciaire au Canada, deux options sont possibles. Évidemment, comme la personne fournit ses empreintes digitales chaque fois qu’une condamnation s’ajoute à son casier, l’obtention d’une attestation certifiée de vérification de casier judiciaire auprès de la GRC implique une prise d’empreintes digitales. La GRC reçoit environ 400 000 demandes d’attestation certifiée par année.

L’autre option consiste à chercher le nom du candidat dans le Fichier judiciaire nominatif par l’intermédiaire du système du Centre d’information de la police canadienne (CIPC). Si cette méthode ne permet pas d’obtenir une attestation certifiée, c’est de loin la plus couramment utilisée pour les vérifications d’antécédents : en effet, on y a recours plus de dix fois plus souvent. À l’issue d’une recherche de nom, le demandeur obtient l’une des trois réponses autorisées par le gouvernement fédéral, que l’on pourrait paraphraser comme suit :

• Un casier judiciaire semble exister.
• Aucun casier judiciaire ne semble exister.
• Un casier judiciaire contenant les condamnations déclarées par le candidat semble exister.

La popularité des recherches par nom s’explique par leur côté pratique, leur rapidité et leur coût raisonnable, sans compter que les risques d’erreur sont négligeables si l’identité du candidat a bien été vérifiée.

La preuve que cette méthode est efficace? Les policiers effectuent des recherches nominatives pour obtenir rapidement des renseignements sur les casiers judiciaires auprès du CIPC et pouvoir intervenir efficacement en temps réel. Obtention de mandats de perquisition, exécution de mandats d’arrêt, confirmation de pistes d’enquête, prise de décisions tactiques : tout cela peut être fait grâce aux 80 millions de recherches nominatives effectuées chaque année. Quand on connaît les risques du métier de policier, il n’est pas surprenant que le processus de recherche nominative soit jugé valide pour la vérification des antécédents d’employés et de bénévoles.

La seule faille potentielle de la recherche nominative ne tient pas au processus lui-même, mais plutôt à la qualité de la vérification de l’identité du candidat. Si cette vérification est omise ou bâclée, les résultats risquent de ne pas être fiables. Il faut donc utiliser l’une des deux méthodes approuvées par le gouvernement fédéral :

• la vérification électronique de l’identité;
• la vérification physique de l’identité.

La vérification électronique de l’identité consiste à poser au candidat des questions sur son dossier de crédit. Couramment utilisé dans les secteurs bancaire et financier, ce genre de processus constitue un moyen éprouvé d’établir l’identité d’une personne. Si une vérification électronique est impossible, ou si le candidat est incapable de répondre correctement aux questions, la vérification physique de l’identité est la seule autre option approuvée.

Pour être conforme, la vérification physique de l’identité doit satisfaire aux trois critères suivants :

• Le candidat doit être physiquement présent.
• Ses pièces d’identité doivent être examinées physiquement.
• La vérification doit être effectuée en personne par le responsable de l’embauche ou par un mandataire fiable.

Comme le nom l’indique, un « mandataire fiable » n’est pas n’importe qui. Dans un récent communiqué transmis aux services de police qui travaillent avec des responsables de la vérification d’antécédents, la GRC donne comme exemples de mandataire fiable le service de police lui-même ou une entreprise autorisée par celui-ci. Si les employés de firmes de vérification d’antécédents autorisées peuvent être considérés comme des mandataires fiables, la composante physique de la vérification physique de l’identité est au cœur du processus et demeure obligatoire.

C’est plus qu’une simple option; c’est un élément névralgique de ce processus important. Toute vérification fondée sur une recherche de renseignements biographiques doit absolument être précédée d’une vérification de l’identité en bonne et due forme. En fait, toute organisation – qu’elle exige ou non une vérification du casier judiciaire – devrait vérifier l’identité des candidats avant l’embauche. D’où l’importance pour votre organisation de faire le nécessaire pour confirmer la validité des renseignements sur lesquels portera la recherche.

Saviez-vous que sur les quelque quatre millions de casiers judiciaires du Répertoire national, seulement 0,1 % des individus ont le même nom, le même prénom et la même date de naissance? Dans ces cas rarissimes, une prise d’empreintes digitales peut s’avérer nécessaire pour associer la bonne personne au bon casier. Dans toutes les autres situations, une recherche nominative après une vérification de l’identité (conforme aux politiques fédérales) présente un degré élevé de fiabilité non seulement pour les vérifications de casier judiciaire, mais pour une foule d’autres processus de vérification.

Pour déterminer si le processus de recherche de nom qu’applique votre fournisseur de services de vérification d’antécédents est conforme (et donc fiable), demandez-vous ceci : si ce n’est pas vous (le responsable du recrutement) qui effectuez la vérification physique de l’identité qui s’impose, que se passe-t-il?

Une vérification physique conforme satisfait aux trois critères suivants :

• Les pièces d’identité du candidat sont numérisées et téléversées par le mandataire fiable, pas par le candidat.
• Le mandataire fiable examine physiquement les pièces d’identité du candidat et en confirme la validité.
• Le candidat se présente physiquement devant le mandataire fiable.

La vérification de l’identité constitue la base de tout examen de renseignements ou de dossiers compris dans une vérification des antécédents. Bref, cette étape cruciale doit être réalisée avec le plus grand soin; ça va de soi. Faire preuve de négligence, c’est risquer d’engager quelqu’un qui a menti sur son identité. Et si cette personne se présente sous une fausse identité, c’est fort probablement parce qu’elle représente un risque pour votre organisation.

Sterling offre une gamme exceptionnelle de services de vérification – vérification de casier judiciaire, vérification policière, etc. – tous fondés sur une vérification conforme et fiable de l’identité. Contrairement à d’autres, Sterling offre une option pratique dans les cas où une vérification physique s’impose parce qu’une vérification électronique est impossible. Le candidat rencontre alors un mandataire fiable, ce qui garantit le respect des politiques fédérales. Communiquez avec nous pour en savoir plus sur notre processus de vérification physique de l’identité, qui produit des résultats conformes et fiables.

À lire le mois prochain : Vous refaites des vérifications relatives aux personnes vulnérables pour vos employés et vos bénévoles déjà en poste? Voyez pourquoi c’est une perte de temps et d’argent.

Le présent document vous est présenté à titre indicatif seulement et ne peut aucunement être interprété comme un avis juridique. Nous déclinons toute responsabilité pour les dommages découlant de son utilisation. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins. Nous ne nous engageons pas à modifier les documents qui ont déjà été publiés.