22 avril 2024 | Sterling
Votre organisation effectue-t-elle des vérifications des antécédents ? Si c’est le cas, une politique écrite devrait les encadrer. Une politique bien pensée vous présente de nombreux avantages et peut notamment :
Les grandes sociétés disposent souvent d’équipes entières dont la seule responsabilité est de consigner et d’évaluer leurs activités commerciales en vue d’en assurer la conformité. Pour les petites et moyennes entreprises, la création et la mise à jour de politiques écrites sont souvent un luxe.
À titre de fournisseur de vérifications des antécédents, Sterling Backcheck propose des conseils et des pratiques exemplaires à ses clients pour les aider à respecter les lois et les normes industrielles. Dans le présent article, vous trouverez les facteurs principaux dont les professionnels en ressources humaines devraient tenir compte lors de la création d’une politique de vérification des antécédents. Si vous avez des questions, contactez-nous.
Pour rester conforme et répondre aux plaintes liées au traitement des données personnelles et à la discrimination, vous devez mettre en place une politique de vérification des antécédents qui tient compte des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et des droits de la personne. Il se peut que vous ayez à transmettre une copie de votre politique à vos salariés, à vos candidats et à des agences gouvernementales. Elle devrait être en mesure de répondre aux questions suivantes :
Les employeurs ne sont pas toujours conscients de la nature des données qu’ils collectent. Certains ignorent, par exemple, que la lecture du profil d’un candidat sur les réseaux sociaux est une forme de collecte de données personnelles et qu’une enquête de crédit pourrait être jugée inappropriée si elle est exigée en lien avec un poste qui ne comporte aucune responsabilité financière. Les professionnels en ressources humaines et les gestionnaires d’embauche doivent bien comprendre la nature des informations qu’ils exigent et le motif de leur collecte. En intégrant ces informations à votre politique écrite, vous confirmez à vos candidats que la vérification se déroulera dans le respect de leur droit à la vie privée, sans intrusion indue.
Il est également important de reconnaître qu’aucun forfait de vérification n’est universel. Chaque poste et chaque catégorie de postes a son propre profil de risque. Un poste pour travailleurs débutants n’invite pas nécessairement le même degré de vigilance qu’un poste d’administrateur. Ne collectez que des informations pertinentes.
Il est généralement recommandé d’attendre qu’une offre conditionnelle ait été présentée avant d’entreprendre la vérification des antécédents, tant pour réduire les coûts que pour minimiser les renseignements personnels qui sont collectés et les risques de discrimination. Si cela ne vous convient pas, établissez un échéancier et expliquez la raison pour laquelle vous exigez que la vérification soit effectuée à un stade particulier.
Sterling Backcheck ne peut effectuer l’enquête qu’avec le consentement éclairé de la personne concernée. D’autres activités, comme l’évaluation d’un profil LinkedIn, pourraient également nécessiter un avis. Assurez-vous de mentionner chacun des éléments de la vérification, d’inclure les avis pertinents et d’obtenir l’autorisation de la personne concernée si cela est nécessaire.
La vérification des antécédents relève parfois des informations dont les gestionnaires d’embauche n’ont pas besoin. Votre politique devrait décrire les mesures qui seront prises pour exclure ces informations lors de la prise de décision. Vous devriez également y inclure la marche à suivre pour rectifier les erreurs et les informations qui ne sont plus à jour. Que faut-il faire, par exemple, lorsqu’un candidat a changé son nom légal ? Ou lorsqu’il conteste le résultat de la vérification de casier judiciaire et affirme n’avoir été reconnu coupable d’aucune infraction ?
L’évaluation est sans doute l’élément le plus critique de votre politique. Qui sera responsable d’évaluer les rapports : un gestionnaire d’embauche, un conseiller en ressources humaines ou un administrateur ? En fonction de quels critères la décision sera-t-elle prise ? Une politique bien pensée peut prévenir les mauvaises décisions et protéger les candidats contre la discrimination.
Admettons que le résultat d’une vérification vous donne raison de remettre en question la candidature de quelqu’un. Vous lui avez déjà présenté une offre d’emploi. Comment allez-vous lui dire que vous la retirez ? Devriez-vous lui donner la chance de contester ou d’expliquer le résultat de l’enquête avant de prendre une décision ?
Dans certaines provinces et certains territoires, les employeurs sont obligés d’exclure les infractions non pertinentes. Familiarisez-vous avec les règles et les lois applicables avant de prendre une décision. Votre politique en matière de vérification des antécédents devrait simplifier le processus de recrutement et vous aider à traiter tous les candidats de manière équitable.
Au Canada, toute politique en matière de vérification des antécédents doit tenir compte de certains facteurs externes, y compris :
Les conventions collectives
Si votre main-d’œuvre est syndiquée, votre relation avec les travailleurs est sans doute régie par une convention collective. Celle-ci pourrait contenir des dispositions à l’égard de la vérification des antécédents dont il vous faudra tenir compte.
Les lois sur la protection des renseignements personnels
Les employeurs canadiens ne sont pas tous assujettis aux lois qui protègent les renseignements personnels des salariés et des candidats, mais beaucoup le sont. Pour créer un programme conforme, il est important que vous connaissiez les lois applicables et en teniez compte lorsque vous formulez votre politique de vérification des antécédents. Si vous exercez vos activités dans plus d’une province, il se pourrait que vous deviez modifier votre politique en fonction des lois en vigueur dans chaque région.
Les lois sur les renseignements des consommateurs
Les firmes de vérification sont régies par des lois provinciales en matière de renseignements des consommateurs dont certaines dispositions s’appliquent potentiellement à votre organisation. Il pourrait être question d’aviser les candidats et les salariés qu’ils feront l’objet d’une vérification des antécédents et que vous pourriez retirer l’offre d’emploi ou prendre une autre décision préjudiciable, selon le résultat de l’enquête. Votre politique devrait définir les exigences applicables et les mesures veillant à assurer votre conformité.
Les lois sur les droits de la personne
La vérification des antécédents est susceptible de relever des informations qui pourraient être protégées par les lois sur les droits de la personne. Il n’est pas nécessairement illégal d’obtenir ces informations, mais vous devez en limiter la collecte, les évaluer et les utiliser avec prudence. La collecte de données devrait également être planifiée avec soin pour ne pas donner lieu à des accusations de discrimination.
Les politiques internes
Votre entreprise pourrait avoir mis en place des politiques susceptibles d’influencer le déroulement ou les règles qui encadrent la vérification des antécédents : la politique de protection des renseignements personnels, la politique de conservation des données et le guide des employés, pour ne citer que quelques exemples. Lorsque vous apportez la touche finale à votre politique de vérification des antécédents, n’oubliez pas de consulter les autres parties prenantes pour vous assurer qu’elle s’aligne sur les autres politiques applicables.
Demandez à vos conseillers juridiques d’évaluer votre politique avant de la mettre en application pour vous assurer d’avoir bien compris et tenu compte des règles pertinentes. À titre de fournisseur de vérifications des antécédents, Sterling Backcheck vous sert de partenaire de confiance. Nos conseils et nos pratiques exemplaires vous aident à rédiger des politiques exhaustives et conformes.
Pour obtenir davantage de conseils, contactez nos experts ou consultez notre liste de contrôle.
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