28 juin 2024 | Sterling

Protection des renseignements personnels : quelques facteurs dont il faut tenir compte lors de la vérification des antécédents à l’international

Principales conclusions :

• La protection des renseignements personnels est un aspect incontournable de la vérification des antécédents, surtout s’il est question de vérifier les antécédents d’une main-d’œuvre internationale ou composée de télétravailleurs.
• Il est important de concevoir toute politique en matière de vérification des antécédents sans perdre de vue les principes de protection des renseignements personnels et les exigences juridiques applicables.
• Les processus et les procédures qui encadrent le traitement des données forment un aspect essentiel de tout programme de vérification des antécédents qui favorise la conformité aux exigences applicables.
• Il est important de former un partenariat avec un fournisseur d’expérience et de renom pour vérifier les antécédents de ses travailleurs et pour suivre l’évolution du cadre réglementaire complexe qui s’applique au traitement des renseignements personnels.
• La protection des renseignements personnels n’est pas seulement une obligation juridique. Il s’agit également d’un bon moyen de gagner la confiance des candidats et des salariés.

Le télétravail est à la hausse, comme le sont la connectivité et l’automatisation. Les enjeux liés à la protection des renseignements personnels sont prioritaires pour les organisations et les consommateurs. Certaines activités commerciales sont plus délicates que d’autres en raison de la quantité et de la confidentialité des renseignements personnels qui entrent en jeu.

Pour beaucoup d’organisations, la vérification des antécédents est l’un des aspects les plus délicats du recrutement. Les candidats et certains intervenants internes, comme le responsable de la protection des données, le responsable de la conformité et le chef du contentieux, font preuve d’une vigilance accrue à son égard. La situation est encore plus délicate depuis la hausse du télétravail et du recrutement à l’international, qui nécessitent que des enquêtes soient effectuées dans toutes les régions où l’employeur souhaite engager son personnel. Dans cet article, vous trouverez des recommandations pour créer un programme international de vérification des travailleurs qui facilite la conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels et inspire confiance à vos candidats et à vos salariés.

Conception

La conception initiale d’un programme de vérification des antécédents à l’international est habituellement consignée sous forme de politique. Cette politique doit notamment être en mesure de répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les objectifs du programme ? Lorsque vous effectuez une vérification des antécédents, quels risques souhaitez-vous minimiser ? À quelles obligations tentez-vous de satisfaire ? La collecte de renseignements personnels doit, dans tous les cas, être justifiable. Les principes de protection de la vie privée interdisent de collecter ces informations tout simplement parce qu’il serait bon d’en disposer.
• Comment seront atteints les objectifs fixés ? Qui fera l’objet d’une vérification ? Quelles informations seront-elles recueillies ? Y a-t-il des restrictions qui s’appliquent aux données que l’on peut requérir ou obtenir en certains endroits ? Les forfaits de vérification vont souvent varier d’un endroit à l’autre et d’un poste à l’autre. Il est important de ne traiter que les données qui sont pertinentes et dont la collecte et l’utilisation sont permises. Il est essentiel de consulter des conseillers juridiques pour définir ces paramètres et s’assurer que son programme de vérification est conforme aux lois applicables.
• Quelles règles spécifiques faut-il suivre ? Faut-il définir un motif légitime permettant la collecte licite de données, comme la loi européenne l’exige ? Si c’est le cas, quels motifs sont-ils jugés légitimes ? Les candidats ont-ils certains droits, par exemple le droit d’être informés de l’enquête et d’en contester le résultat ? Comment peuvent-ils faire respecter ces droits, le cas échéant ? Faut-il traiter des données qui pourraient faire l’objet de règles particulièrement strictes, par exemple des données biométriques, des antécédents judiciaires ou des antécédents de crédit ? Si c’est le cas, quelles mesures seront-elles employées pour faire respecter ces règles ?
• Comment les exceptions et les plaintes seront-elles gérées ? Il est rare qu’une vérification des antécédents permette de répondre tout simplement par un oui ou un non. L’enquête fournit souvent des informations plus ou moins pertinentes qui doivent être évaluées en vue d’identifier les risques inacceptables. Qui sera responsable de cette évaluation ? Que faire si un candidat s’oppose à la vérification des antécédents, en tout ou en partie, pour un motif raisonnable ? Sa candidature est-elle rejetée ? Est-ce possible d’atteindre un compromis ? Se préparer aux scénarios d’exception permet de mieux assurer l’efficacité et l’équité de son programme.

Contrats avec un fournisseur

Avant d’échanger des renseignements personnels avec une partie externe, comme un fournisseur de services de vérification des antécédents, il est recommandé (et parfois même obligatoire) de conclure un contrat en vue de protéger ces renseignements. Souvent, le contrat doit :

• Déterminer la nature des informations qui seront échangées et les fins auxquelles elles sont destinées ;
• Limiter les utilisations permises ;
• Définir la façon dont se déroulent les transferts de données transnationaux ;
• Définir en termes précis les mesures de sécurité qui seront employées pour protéger les informations et pour réagir de manière appropriée en cas de brèche.

Souvent, le contrat prévoit des vérifications périodiques de la conformité, ainsi qu’une marche à suivre pour déterminer qui sera responsable en cas de problème.

Il est possible de se procurer un gabarit de contrat qui contient des dispositions typiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels auprès d’un cabinet d’avocats. Il est toutefois important que toutes les parties concernées comprennent les dispositions du contrat et en discutent pour s’assurer qu’il reflète leurs intentions, leurs capacités et la nature du service requis. Un contrat ne vaut même pas le papier sur lequel il a été écrit si les parties n’ont pas la volonté ou la capacité de le respecter.

Avis et autorisation

Bien qu’il existe de rares exceptions, les candidats doivent normalement être avisés de la vérification des antécédents dont ils feront l’objet. L’avis peut être présenté à plusieurs stades du recrutement ou de l’intégration en entreprise. Dans beaucoup de cas, l’employeur fournit à ses candidats un avis spécifique qui leur explique en quoi consiste la vérification des antécédents et quels droits ils possèdent avant de commencer l’enquête. Cela est même requis par la loi en certains endroits.

Selon les exigences applicables dans la région, l’avis pourrait être bref ou expliquer en détail la nature des données qui seront collectées, l’identité des personnes qui y auront accès, les endroits où elles seront transmises, le délai pendant lequel elles seront conservées et ainsi de suite. Certains fournisseurs de services de vérification des antécédents peuvent fournir quelques exemples. Il est toutefois critique de soumettre ces documents à l’examen d’un conseiller juridique ou d’un professionnel en protection des renseignements personnels pour confirmer qu’ils sont pertinents, adéquats et représentatifs.

Automatisation de la prise de décision et intelligence artificielle

Les lois en matière de protection des renseignements personnels prévoient souvent des restrictions et des conditions qui s’appliquent à la prise de décision automatique, surtout lorsque l’intelligence artificielle (selon l’une des définitions variées qui sont proposées dans le monde) entre en jeu. La vérification des antécédents consiste souvent en une tâche manuelle ; une fois qu’elles ont été collectées, les données doivent être analysées par un être humain avant qu’une décision ne soit prise. De nos jours, un nombre croissant de tâches peuvent être automatisées, ce qui peut influencer le résultat de la vérification des antécédents.

Lors de la conception d’un programme de vérification des salariés à l’échelle mondiale, il est critique de déterminer les stades de la prise de décision qui seront entièrement automatisés en vue de pallier les risques qui pourraient en découler. Cela pourrait inclure les mesures suivantes :

• Expliquer le processus de prise de décision à la personne concernée ;
• Offrir la possibilité de ne pas utiliser l’automatisation ;
• Incorporer une évaluation de chaque rapport par un être humain ;
• Offrir un mécanisme de traitement des litiges.

Il se peut que votre fournisseur de services de vérification se soit déjà penché sur la question et soit en mesure de vous aider à y répondre lorsque vous utilisez ses produits.

Transfert transnational de données

Presque toutes les multinationales doivent transmettre des données appartenant à leurs candidats d’un pays à l’autre afin de faciliter le processus de sélection et d’intégration en entreprise. Dans le cadre de la vérification des antécédents, cela peut se produire pour plusieurs raisons, notamment :

1. L’employeur et les firmes qui lui fournissent des services d’enquête pourraient exploiter des centres internationaux pour stocker les données et traiter les commandes. Ces sites ne sont pas nécessairement situés dans le même pays que chaque candidat.
2. Certains candidats pourraient avoir vécu dans plus d’un pays, ce qui exige des communications transfrontalières pour vérifier leurs antécédents. Bien que certains pays n’aient aucune réglementation particulière à l’égard du transfert de données entre nations, d’autres, surtout en Union européenne, ont mis en place des règles strictes. Ce cadre juridique pourrait nécessiter que le transfert transnational de données fasse l’objet d’évaluations, que les entreprises qui sont impliquées acceptent de respecter certaines conditions et que la personne concernée consente au transfert de ses informations.

Dans tous les cas, il est important de comprendre d’où proviennent les données, où elles sont destinées et quelles règles s’appliquent à leur transfert afin de prendre les mesures nécessaires, de concert avec sa firme de vérification, pour assurer sa conformité aux lois applicables.

Droits des candidats

Les individus ont le droit de connaître et d’influencer l’utilisation qui est faite de leurs données. Il s’agit de l’un des principes clés des lois sur la protection des renseignements personnels. Bien sûr, les candidats ne devraient pas se charger de leur propre vérification des antécédents, car cela leur permettrait de manipuler le processus et de dissimuler des révélations légitimes. Ils font néanmoins l’objet de protections considérables dans la plupart des régions, ce qui signifie qu’ils doivent être avisés du traitement dont leurs données feront l’objet, comme l’explique la section ci-dessus.

S’il y a plus d’un moyen d’effectuer la vérification des antécédents, les candidats devraient avoir le choix. Cela pourrait se produire, par exemple, s’il existe plusieurs documents qui pourraient être employés pour attester l’emploi ou les études.

Une fois que des informations sur leurs antécédents ont été recueillies, les candidats ont habituellement le droit de consulter les renseignements que l’on détient à leur sujet et d’en contester l’exactitude. Cette condition est tout autant dans l’intérêt de l’employeur que dans celui des candidats. Ces derniers disposent d’un délai raisonnable pour signaler les erreurs, tandis que l’employeur ne se prive pas inutilement d’un bon candidat.

Les candidats pourraient également avoir d’autres droits. En certains endroits, ils peuvent notamment s’opposer au traitement de leurs renseignements personnels et demander qu’ils soient supprimés ou transmis à un tiers. Les fournisseurs de services d’enquête facilitent parfois ces requêtes. En certains endroits, les individus pourraient même avoir recours au service du fournisseur pour faire respecter leurs droits sans que l’employeur soit impliqué.

Conservation des données

Une fois que la vérification des antécédents à l’international est terminée, une nouvelle question se pose : pendant combien de temps devrait-on conserver les informations acquises ?

Les lois en vigueur dans certains endroits pourraient limiter la conservation des renseignements sur les antécédents des candidats, qui sont parfois de nature délicate. Plus les données sont conservées longtemps, plus il y a des chances qu’elles soient égarées ou utilisées à mauvais escient. C’est notamment pour ces raisons qu’il est recommandé de créer un échéancier pour définir la date à laquelle les informations sur la vérification des antécédents devraient être supprimées. L’échéancier peut être inclus dans la politique de vérification des antécédents ou faire partie d’une politique centralisée qui a pour objet d’encadrer la conservation des données. Dans tous les cas, il devrait répondre aux questions suivantes :

• Pendant combien de temps faut-il conserver le dossier de vérification des candidats qui ont été engagés ?
• Pendant combien de temps faut-il conserver le dossier de vérification des candidats qui ont été rejetés ?
• Existe-t-il des obligations juridiques ou contractuelles qui pourraient entraîner la modification du délai de conservation requis ? Cela pourrait être le cas, par exemple, s’il existe un droit de vérification par le consommateur ou par une autorité de réglementation.
• S’il existe un dossier confirmant qu’une enquête a été effectuée et que son résultat a été jugé satisfaisant (ou non), ce dossier devrait-il être conservé plus longtemps que le rapport de vérification détaillé ?
• Comment les dossiers seront-ils supprimés à l’échéance du délai de conservation ?
• Les obligations en matière de conservation et d’élimination s’appliquent-elles également aux fournisseurs de services de vérification ? Si c’est le cas, comment les obligations leur sont-elles étendues ?

Votre fournisseur pourrait également avoir des obligations en matière de conservation des données qui lui sont propres, surtout s’il fournit des services réglementés. En pareil cas, ces obligations pourraient influencer vos décisions à l’égard de la conservation et de l’élimination des données.

En conclusion

La vérification des antécédents a d’importantes implications pour les renseignements personnels et mérite un examen attentif, que ce soit avant le lancement du programme ou dans le cadre d’une évaluation continue. Le recrutement d’un responsable de la protection des renseignements personnels ou d’un avocat spécialisé est un bon moyen de s’assurer que les facteurs pertinents sont pris en considération et de garder la confiance des candidats. Un partenaire qui possède beaucoup d’expérience dans les domaines de la vérification des antécédents, de la protection des renseignements et de la conformité, comme Sterling, peut vous aider à élargir votre programme à l’échelle internationale et à mieux surmonter beaucoup d’obstacles. Consultez les capacités de vérification à l’international de Sterling Backcheck pour en savoir davantage.

Pour vous renseigner sur la politique de Sterling en matière de protection et de traitement des renseignements personnels, consultez notre avis de confidentialité.

À propos de Mark Sward, vice-président et chef de la protection de la vie privée

Sward travaille pour Sterling à titre de vice-président et chef de la protection de la vie privée. En tant que responsable de l’équipe et du programme de protection des renseignements personnels de Sterling, M. Sward facilite les initiatives internes visant à favoriser la conformité aux règles pertinentes, partout dans le monde. Il offre également des renseignements et des conseils aux clients de Sterling et s’implique dans l’industrie de la vérification des antécédents pour défendre les intérêts des parties prenantes et proposer son leadership éclairé.

Le présent document vous est présenté à titre indicatif seulement et ne peut aucunement être interprété comme un avis juridique. Nous déclinons toute responsabilité pour les dommages découlant de son utilisation. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins. Nous ne nous engageons pas à modifier les documents qui ont déjà été publiés.