20 juin 2017 | Sterling

La vie privée et les vérifications d’antécédents : comment se conformer à la loi

La collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels des candidats et des employés sont assujetties à des lois sur la protection des renseignements personnels. Cela comprend vos vérifications d’antécédents, alors il est important que vos politiques tiennent compte des règles en vigueur.

Tout d’abord, vous devez vérifier quelle loi s’applique aux renseignements de vos employés ou de vos candidats. Ce qui suit vous donnera un survol des différentes lois au Canada, mais vous êtes encouragés à vérifier auprès de votre service de conseil juridique pour bien comprendre votre situation.

Si votre entreprise est dans le secteur public, il est probable que la Loi sur la protection des renseignements personnels (au fédéral) ou la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (au Québec) s’applique. Chaque province et territoire a sa propre loi réglant les renseignements personnels détenus par les organismes gouvernementaux.

Dans le secteur privé, les renseignements personnels des employés ne sont pas toujours assujettis à des règles sur la protection des renseignements personnels. Si votre entreprise est dans un domaine de juridiction fédérale (dont les banques, le transport aérien ou la télécommunication, entre autres), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques est probablement applicable.  Si votre entreprise est dans un domaine de juridiction provinciale, seuls les renseignements personnels des employés ou candidats au Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), en Colombie-Britannique et en Alberta (chacune de ces deux provinces a sa Personal Information Protection Act) sont protégés. Quand la nouvelle Loi sur la protection des renseignements personnels et la prévention du vol d’identité au Manitoba sera en vigueur, les renseignements des employés situés dans cette province seront également couverts.

Heureusement, les différentes lois sont largement similaires. Il est donc possible d’établir une politique sur les vérifications d’antécédents qui sera conforme à travers le Canada. Entre autres, vous devrez tenir compte des concepts suivants :

Notification et consentement

Vous devrez généralement notifier vos candidats de la collecte, de l’utilisation et de la communication de leurs renseignements personnels, et dans certains cas vous devrez demander leur consentement au préalable. Même si le consentement n’est pas obligé par la loi, il est toujours préférable de l’obtenir. Les formulaires de consentement de SterlingBackcheck, sur papier ou en ligne avec eConsent , servent à notifier les individus de l’utilisation de leurs renseignements et d’obtenir leur consentement. Ces formulaires peuvent être modifiés selon les exigences de votre entreprise.

Collecte, utilisation et communication raisonnables

Vos pratiques de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels doivent être raisonnables. Cela veut dire que vous ne devrez collecter que les renseignements qui sont nécessaires pour établir ou maintenir la relation avec l’employé selon les politiques et exigences de votre entreprise. Le fait qu’un renseignement pourrait être utile ou intéressant n’est pas suffisant. Une fois les renseignements obtenus, vous ne devriez les utiliser que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. De plus, la communication des renseignements personnels doit être limitée; seuls les individus qui en ont réellement besoin peuvent y avoir accès.

Sécurité, accès et conservation

• Votre entreprise est responsable de la sécurité des renseignements personnels qui lui appartiennent. Pour ce qui est des données entreposées sur les serveurs de SterlingBackcheck, vous pouvez compter sur notre programme de sécurité informatique pour bien les protéger.
• Les individus peuvent exiger que vous leur communiquiez les renseignements personnels que vous détenez sur eux, dont les résultats des vérifications d’antécédents. Par la suite, l’individu peut demander la correction des renseignements personnels. SterlingBackcheck vous aidera à répondre aux demandes concernant les renseignements dans notre système si vous le demandez.
• Vous devez limiter la conservation des renseignements personnels. Bien sûr, il faut conserver les données pour un certain temps pour permettre aux individus d’exercer leur recours légal, mais quand vous n’aurez plus besoin des informations vous devrez les effacer.

Il est important de consulter votre service de conseil juridique ou de protection des renseignements personnels pour assurer la conformité de vos pratiques de vérifications d’antécédents. Vous pouvez également contacter votre représentant SterlingBackcheck pour savoir comment nos systèmes et nos services peuvent vous aider à respecter les règles. Nous avons des experts en protection des renseignements personnels qui peuvent répondre à vos questions dans le cadre de votre situation. Veuillez noter que SterlingBackcheck n’est pas un cabinet d’avocats, et les conseils dans cet article ainsi que ceux de nos employés sont fournis à des fins d’information seulement et ne constituent pas des conseils juridiques.

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