5 septembre 2023 | Sterling
Par le passé, la vérification des antécédents n’avait lieu qu’une seule fois. Les candidats faisaient l’objet d’une enquête rigoureuse lors de leur embauche, ce qui était jugé suffisant. Depuis quelques années, les vérifications ultérieures à l’embauche et le contrôle des effectifs font l’objet d’un intérêt accru. Ces pratiques permettent effectivement aux employeurs de s’assurer que leur personnel continue de satisfaire à leurs exigences en matière de sécurité et de conformité et de mieux protéger leurs clients, leurs salariés et leur réputation à long terme.
Bien qu’il puisse être tentant d’effectuer de nouvelles vérifications, que ce soit annuellement ou tous les deux ans, le processus peut sembler intimidant. Cet article définit les enjeux et les étapes à suivre pour créer un programme rigoureux et transparent de contrôle des effectifs afin de mieux gérer les risques et d’instaurer un climat de confiance et de sécurité au travail.
Un rapport de vérification offre un aperçu des antécédents de quelqu’un à un moment donné. Certaines enquêtes, comme la vérification des études et de l’emploi, sont peu susceptibles de relever de nouvelles informations lorsqu’elles sont refaites. D’autres gagnent à être effectuées à des intervalles réguliers.
Dans les domaines hautement réglementés, comme les secteurs de la santé et de la finance, une validation des titres de compétence auprès de l’organisme qui les a délivrés pourrait être requise. Il est particulièrement important de rester à jour dans le domaine de la santé, où l’expiration des permis peut aggraver la pénurie de main-d’œuvre. Il est recommandé aux employeurs de collaborer avec leur fournisseur pour assurer le renouvellement périodique des enquêtes requises.
En Ontario, des appels à l’action se multiplient à la suite d’une augmentation récente des accidents liés à l’industrie des transports. Les revendications, qui ont pour but de mieux protéger les conducteurs et le public, exigent des mesures qui pourraient inclure un meilleur filtrage des conducteurs. Une vérification régulière du dossier du conducteur est tout indiquée lorsque les responsabilités de quelqu’un l’obligent à conduire un véhicule d’entreprise ou à représenter son employeur au volant. Étape cruciale pour les employeurs qui souhaitent limiter leur responsabilité, la vérification des antécédents de conduite et du permis de conduire relève les infractions, les suspensions et les interdictions, qu’elles soient anciennes ou récentes, et confirme la validité du permis.
Selon le rapport réalisé par l’ACFE en 2022, la fraude au travail coûte aux employeurs des pertes annuelles de plus de 3,6 milliards $, ou environ 5 % de leur chiffre d’affaires. La fraude se manifeste plus fréquemment dans certains milieux, notamment la direction et les services d’exploitation, de comptabilité et de vente, qui représentent collectivement 49 % des pertes. Pour gérer l’ampleur de ce problème coûteux, une enquête de crédit peut évaluer la fiabilité des candidats à un poste de supervision financière. Par la suite, des enquêtes périodiques permettent de relever les paiements irréguliers, les faillites, les litiges et les recouvrements.
Bien que relativement nouvelle, la recherche sur les réseaux sociaux s’impose de plus en plus dans le domaine de la vérification des antécédents. Les réseaux sociaux constituent une source utile d’informations sur le harcèlement, l’intolérance, la consommation de substances illégales et d’autres comportements indésirables qui pourraient nuire à la réputation d’un employeur et l’empêcher d’offrir un milieu sûr et accueillant à son personnel et à ses clients. La recherche sur les réseaux sociaux peut également relever les contributions à la communauté et autres preuves qu’un candidat représentera son employeur sous un jour positif. Comme les activités des travailleurs peuvent changer au fil des années, cette recherche est un excellent ajout à un programme rigoureux de contrôle des effectifs.
La vérification des antécédents judiciaires a toujours été l’un des éléments les plus importants du contrôle des effectifs. Beaucoup de choses pourraient avoir changé dans la vie d’un travailleur depuis l’offre d’emploi ; de nouvelles infractions pourraient, par exemple, avoir été ajoutées à son casier judiciaire.
Au Canada, la vérification de casier judiciaire de base n’inclut que les infractions dont la personne visée a été reconnue coupable par un tribunal pour adultes et en lien avec lesquelles des empreintes digitales ont été prises. D’autres informations susceptibles d’être pertinentes, comme les mandats d’arrestation, les accusations pendantes, les restrictions, les ordonnances de ne pas troubler l’ordre public et les infractions punissables par procédure sommaire (c’est-à-dire, infractions moindres ne nécessitant pas la prise d’empreintes digitales) n’entrent pas dans la portée de la vérification de base. Une vérification accrue des renseignements de la police, aussi connue sous le nom de vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires, peut relever ces informations, ce qui en fait un bon ajout pour les employeurs qui souhaitent être aussi vigilants que possible.
Enfin, les employeurs qui disposent d’une main-d’œuvre internationale devraient tenir compte de la possibilité que leurs salariés pourraient avoir voyagé à l’étranger depuis leur embauche, ce qui signifie qu’une enquête à la portée internationale pourrait être requise. Dans certains pays, une vérification du casier judiciaire à l’échelle nationale est possible, comme au Canada. En d’autres endroits, des lois en matière de protection des renseignements personnels ou des limites pratiques compliquent la situation. En Irlande, par exemple, des règles interdisent aux tiers d’accéder au casier judiciaire administré par An Garda Siochana, le service national de police du pays. En pareil cas, des recherches dans des banques de données publiques, comme des listes de surveillance par le gouvernement, des listes de personnes politiquement vulnérables et des reportages, peuvent servir de solution de rechange. Un fournisseur digne de confiance peut vous offrir les conseils dont vous avez besoin pour gérer les complexités de la vérification à l’international.
La portée du programme de contrôle des effectifs devrait être déterminée avant le début des vérifications des antécédents à des fins d’emploi. Un nouveau travailleur n’exige pas un examen aussi minutieux qu’un cadre supérieur. Certaines enquêtes spécialisées, comme la vérification du dossier du conducteur, la validation des titres de compétence et les enquêtes de crédit, ne sont pas toujours pertinentes. Certains employeurs souhaitent renouveler la vérification de tous leurs salariés. D’autres s’en tiennent aux personnes ayant des responsabilités financières, un haut niveau de visibilité ou un accès à des données confidentielles.
Le nombre d’enquêtes devrait être calculé d’avance pour qu’un échéancier réaliste puisse être établi. La fréquence des vérifications devrait également être définie : tous les ans, tous les deux ans, tous les cinq ans ou à un autre intervalle ? Dans tous les cas, il est important de rédiger une politique d’encadrement pour consigner les exigences applicables et garantir un traitement équitable et transparent à tous les membres du personnel. Consultez vos spécialistes du contentieux et de la conformité pour vous assurer que votre programme répond aux normes industrielles et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Une fois que vous avez défini la portée de votre programme, faites un plan pour garantir le bon déroulement des opérations. Les préparatifs pourraient inclure une liste des cadres, conseillers en ressources humaines ou autres personnes qui superviseront les démarches, ainsi que la notification des travailleurs visés. Une liste de questions fréquentes et d’autres ressources pourraient s’avérer utiles pour répondre aux préoccupations les plus courantes. Pour obtenir des conseils plus détaillés, consultez notre livre blanc, Renouveler la vérification des antécédents de son personnel : quelques facteurs à prendre en considération.
La mise en œuvre d’un programme de contrôle des effectifs peut sembler intimidante du premier abord, mais le soutien d’un fournisseur digne de confiance peut vous aider à simplifier les démarches pour vos gestionnaires et vos collaborateurs. Sterling Backcheck vous propose des pratiques exemplaires, des conseils et un leadership éclairé pour vous aider à composer avec les complexités de la vérification des antécédents pendant le recrutement et par la suite. Nous serions heureux de vous aider à créer un programme de contrôle des effectifs qui répondra à vos besoins et à vos exigences. Contactez nos experts pour en savoir davantage.
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