27 septembre 2024 | Sterling

Un regard sur la protection des renseignements personnels : les lois du Canada et leur influence sur la vérification des antécédents

Dans un monde sensible à l’importance de la vie privée, les lois du Canada ont pour but de s’assurer que les travailleurs sont bien informés et exercent un contrôle sur la gestion de leurs données. Il existe des lois qui réglementent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels. Les professionnels en ressources humaines doivent apprendre à gérer les obligations juridiques liées au traitement des informations appartenant à leurs candidats et à leurs salariés.

La complexité des lois du Canada en la matière peut sembler insurmontable. Les lois et les exigences applicables varient en fonction de la province, du territoire et du secteur d’activité, ce qui complique encore davantage la conformité. Les conséquences du non-respect des lois peuvent coûter cher.

Dans cet article, Mark Sward, directeur à la protection de la vie privée de Sterling, explore l’histoire et la portée des lois du Canada en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que des principes pertinents que vous devriez intégrer à vos programmes de recrutement et de vérification des antécédents.

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Un aperçu des lois du Canada en matière de protection des renseignements personnels

De nombreuses lois sur la protection des renseignements personnels sont en vigueur au Canada, certaines au palier fédéral et d’autres au palier provincial ou territorial. Chaque région a une loi qui régit la protection des renseignements personnels dans les organismes gouvernementaux, les zones de santé, certaines sociétés d’État et d’autres organisations relevant du secteur public. C’est la Loi sur la protection des renseignements personnels qui encadre les activités du secteur public au palier fédéral. Il existe également diverses lois provinciales.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est une loi fédérale qui réglemente la collecte des renseignements personnels des consommateurs dans le secteur privé à l’échelle du pays. Certaines provinces ont également des lois en la matière qui leur sont propres. Ces lois ne protègent pas toutes les renseignements des travailleurs. La LPRPDE, par exemple, ne s’applique qu’aux entreprises réglementées par le gouvernement fédéral. Les entreprises réglementées par la province ne relèvent pas du palier fédéral et en sont exclues.

Histoire des lois du Canada sur la protection des renseignements personnels

Pour comprendre l’histoire des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada, il faut remonter aux années 1960 et au début des années 1970. La première loi encadrant la protection des renseignements personnels dans le secteur public a été promulguée en 1977. Il s’agit de la partie 4 de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Ses dispositions, qui visaient principalement à prévenir la discrimination, n’étaient pas idéales pour encadrer le droit à la vie privée. La Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information, toutes deux promulguées en 1983, sont venues combler cette lacune. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur en janvier 2001.

La Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique à environ 250 ministères et organismes gouvernementaux. Elle donne aux particuliers le droit d’accès aux renseignements personnels que le gouvernement fédéral détient à leur sujet. Le principe fondamental de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le suivant : « à défaut du consentement de l’individu concerné, les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ne peuvent servir à celle-ci qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution de même que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins ».

La LPRPDE gouverne la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par les entreprises du secteur privé canadien dans le cadre de leurs activités commerciales. Elle ne s’applique pas aux organismes sans but lucratif, aux œuvres de bienfaisance, aux partis politiques, ni aux associations, sauf si ces parties pratiquent également des activités commerciales. Son champ d’application exclut également les employeurs actifs dans une province dont la législation est essentiellement semblable à la LPRPDE, sauf si les renseignements personnels qu’ils traitent peuvent traverser des frontières provinciales ou nationales. À l’heure actuelle, le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta ont des lois qui sont considérées comme essentiellement semblables à la LPRPDE.

Lois en matière de protection des renseignements personnels : comment encadrent-elles la vérification des antécédents ?

L’application des lois aux renseignements personnels des candidats et des salariés peut varier. Il est recommandé de tenir compte des principes définis par la LPRPDE, surtout lors de la conception d’un programme de vérification des antécédents.

Les principes suivants devraient être pris en considération :

• Avis et consentement : en général, la loi exige que les individus soient avisés de la collecte de renseignements personnels et des fins auxquelles ces renseignements sont destinés et qu’ils y consentent.
• Limite de la collecte et de l’utilisation : l’avis de collecte de données devrait décrire les buts de cette collecte. Les informations obtenues de cette manière ne devraient être utilisées que pour atteindre les buts prédéfinis, sauf si la personne concernée autorise leur utilisation à une autre fin. Il est interdit de les réaffecter à d’autres fins et de les communiquer à d’autres parties sans cette autorisation.
• Stockage des renseignements personnels : les renseignements personnels ne devraient pas être conservés indéfiniment. Une fois qu’ils ne sont plus requis, ils devraient être détruits de façon sûre.
• Mesures de protection : des mesures physiques et techniques devraient protéger les renseignements personnels contre la perte et la communication fortuites ou non autorisées. Les documents en support papier devraient être gardés sous clé. L’accès aux documents électroniques devrait être interdit aux personnes qui n’en ont pas besoin.
• Exactitude : chaque organisation est responsable de garantir l’exactitude des renseignements personnels qui lui sont confiés, surtout s’ils sont utilisés dans le cadre d’une prise de décision à l’égard d’un individu.
• Responsabilité : il est important d’être prêt à répondre aux questions portant sur le traitement des renseignements personnels. Des politiques écrites peuvent rassurer les personnes concernées et confirmer que la confidentialité de leurs informations est prise au sérieux.

Le non-respect des lois en matière de protection des renseignements personnels présente des risques graves. Les employeurs non conformes peuvent perdre la confiance de leurs candidats et de leurs salariés. Les plaintes et les poursuites sont coûteuses et peuvent ternir la réputation d’un employeur.

Demeurez conforme et suivez l’évolution de la réglementation

L’industrie de la vérification des antécédents est régie par un grand nombre de lois, de règles et de règlements. Les lois ont pour but de protéger les personnes dont les renseignements personnels sont utilisés dans le cadre du traitement de leur demande d’emploi et de la vérification de leurs antécédents. Afin de respecter les droits des candidats et des salariés, il est important pour chaque organisation de se familiariser avec ses obligations et de mettre en place des politiques pour encadrer la vérification des antécédents en fonction de ses besoins, de sa tolérance au risque et de ses obligations juridiques.

Comme chacune a ses propres exigences liées au recrutement, il est recommandé de parler à des conseillers juridiques avant de créer ou de modifier une politique en matière de vérification des antécédents. Pour en savoir plus sur le cadre juridique et réglementaire qui s’applique à la vérification des antécédents, téléchargez notre livre blanc : Aspects juridiques de la vérification des antécédents au Canada.

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