4 octobre 2022 | Sterling
Les lois canadiennes relatives à la protection de la vie privée permettent aux travailleurs de comprendre et de contrôler le traitement de leurs renseignements personnels par leur employeur. Le non-respect des lois applicables peut nuire aux rapports entre les salariés et leur employeur, exposant également ce dernier aux plaintes et aux poursuites.
Les lois canadiennes de protection de la vie privée protègent les particuliers et confèrent des responsabilités au gouvernement et aux entreprises privées. Le secteur public, qui comprend le secteur de la santé, et le secteur privé sont chacun visés par des lois qui lui sont propres, les lois gouvernant le secteur public étant mieux établies et contenant parfois des exigences techniques plus précises.
Parmi les lois sur la protection de la vie privée dans le secteur public et le secteur de la santé figurent notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et un assortiment de lois provinciales, dont plusieurs sont intitulées Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Des lois municipales existent également en Ontario et en Saskatchewan. Mises en application par les commissions provinciales et fédérales de protection de la vie privée, ces lois régissent les ministères, les organismes gouvernementaux, les sociétés d’État, les municipalités et les régions sanitaires.
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est une loi fédérale qui prévoit dix principes de protection de la vie privée, lesquels sont fondés sur des normes nationales et internationales. La LPRPDE s’applique aux renseignements personnels qui sont confiés par des consommateurs aux entreprises du secteur privé dans la majeure partie du pays. Elle régit également les informations des travailleurs d’entreprises réglementées par le gouvernement fédéral (comme les transporteurs aériens, les sociétés de télécommunications, les compagnies ferroviaires et les banques), à l’exclusion des autres employeurs. Un projet de loi présenté au Parlement en septembre 2022 propose de remplacer la LPRPDE par un nouveau cadre juridique destiné au secteur privé.
L’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec possèdent déjà des lois très semblables à la LPRPDE. En règle générale, ces lois s’appliquent aux entreprises privées qui collectent et traitent des renseignements personnels dans la province, y compris les employeurs qui sont réglementés par le gouvernement provincial.
Les lois qui s’appliquent au secteur privé ne protègent pas toujours les renseignements appartenant aux travailleurs. La LPRPDE, par exemple, s’applique aux entreprises réglementées par le gouvernement fédéral, à l’exclusion des entreprises qui relèvent du gouvernement provincial. Les lois provinciales comparables protègent exclusivement les renseignements personnels des travailleurs dont l’employeur est réglementé par la province.
Dans certaines situations, et notamment en Alberta et en Colombie-Britannique, les lois font une distinction entre les « renseignements personnels des travailleurs » — qui sont requis pour établir, administrer ou mettre fin à la relation de travail — et les autres renseignements personnels. Dans le cas des « renseignements personnels des travailleurs », les exigences en matière de consentement sont plus souples, bien que l’employeur doive aviser ses travailleurs que leurs renseignements seront collectés. Les exigences en matière de consentement s’appliquent en totalité aux renseignements qui ne sont pas strictement nécessaires pour créer, gérer ou mettre fin à une relation de travail.
Les principes de protection de la vie privée définis par la LPRPDE s’appliquent à plusieurs aspects de l’embauche. Il est particulièrement important de 1) faire preuve de transparence à l’égard de la collecte des renseignements personnels des candidats et de 2) définir les finalités auxquelles les renseignements doivent être collectés. En règle générale, il est obligatoire d’obtenir le consentement d’un candidat avant de vérifier ses antécédents. L’employeur doit se montrer transparent à l’égard du processus, expliquer ses attentes et être prêt à répondre à toute question concernant l’influence que la vérification des antécédents pourrait avoir sur ses décisions en matière d’embauche.
Les finalités de la collecte et du traitement des renseignements personnels doivent être raisonnables et licites ; les renseignements doivent être nécessaires pour atteindre l’objectif énoncé. Une évaluation du lien entre les informations recueillies et les fonctions du poste convoité permet à l’employeur de déterminer si une finalité peut être considérée comme raisonnable. Les questions suivantes, par exemple, peuvent être posées avant la collecte de données policières :
Ces questions sont également pertinentes lors d’autres vérifications, comme les enquêtes de crédit, les recherches sur les médias sociaux et les tests de dépistage de drogue et d’alcool.
Les principes de protection de la vie privée doivent également être observés lors de la surveillance des activités du personnel, des enquêtes et des vérifications périodiques. Une politique claire, détaillée et raisonnable devrait être mise en place pour encadrer la surveillance des travailleurs. Les vérifications récurrentes des antécédents devraient sans doute avoir une portée plus limitée que les vérifications préemploi et demeurer relativement peu fréquentes. L’employeur peut demander à ses travailleurs de consentir au renouvellement de leur vérification d’antécédents au début de la relation de travail. Il est toutefois recommandé de les avertir de nouveau avant de renouveler l’enquête pour leur permettre de modifier leurs renseignements personnels, si cela est nécessaire.
La sécurité et la conservation des renseignements privés sont également réglementées par des lois provinciales et fédérales relatives à la protection de la vie privée. Il est parfois obligatoire de conserver les dossiers des travailleurs pour diverses raisons et pendant un délai susceptible de varier d’un dossier à l’autre. En vertu des lois sur la protection de la vie privée, les renseignements personnels doivent être supprimés ou pseudonymisés une fois qu’ils ne sont plus nécessaires pour atteindre la finalité à laquelle ils ont été collectés ni pour satisfaire à un but juridique ou commercial. Il est conseillé de conserver les renseignements qui ont influencé la prise de décision pendant au moins un an ou deux afin de satisfaire aux exigences juridiques applicables, de permettre l’accès et de répondre aux accusations d’atteinte à la vie privée ou aux droits de la personne. Certaines lois provinciales exigent que les données dont l’employeur a tenu compte lors de la prise de décision soient conservées pendant au moins un an.
Les renseignements appartenant aux travailleurs sont très délicats. Ceux qui sont conservés sur support papier devraient être gardés sous clé. Les dossiers électroniques ne devraient être accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin.
Le non-respect des lois en matière de protection de la vie privée présente de nombreux dangers. Une plainte d’atteinte à la vie privée peut entraîner de longues enquêtes dont le résultat pourrait rendre public le nom de son employeur. Les poursuites et l’arbitrage sont possibles et potentiellement très coûteux. En cas d’atteinte aux droits de la personne, un employeur peut être obligé de verser une amende ou des dommages-intérêts. Les nouvelles lois, incluant la loi révisée du Québec et la loi fédérale qui est actuellement à l’étude au Parlement, prévoient des amendes considérables en cas de non-conformité.
Les répercussions d’une infraction sont particulièrement graves pour les travailleurs, dont le moral, la productivité et la fidélité peuvent souffrir s’ils ont l’impression que leur vie privée n’est pas respectée. L’employeur non conforme pourrait également avoir des difficultés à engager des candidats de talent.
Pour obtenir de plus amples informations sur les droits des travailleurs et les lois du Canada en matière de protection de la vie privée, consultez notre centre de conformité.
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