19 décembre 2017 | Sterling

Les accommodements en milieu de travail

L’employeur doit créer un milieu de travail sécuritaire, engageant et conforme à la loi pour tous les employés, y compris les groupes particulièrement vulnérables. Les lois canadiennes sur les droits de la personne encouragent l’égalité au travail et forment une partie incontournable de la société canadienne. Dans le troisième volet de la série de webinaires sur le droit du travail et les ressources humaines de Sterling Talent Solutions^MC, Les accommodements en milieu de travail, Mark Sward, directeur de la protection de la vie privée à Sterling Talent Solutions^MC, nous définit les accommodements en milieu de travail et les contraintes excessives qu’ils peuvent engendrer, les responsabilités des employés, des syndicats et des employeurs et les méthodes de gestion et de documentation des besoins en matière d’accommodements.

Les accommodements en milieu de travail

Par accommodement en milieu de travail, on entend les modifications apportées par un employeur au milieu de travail pour l’adapter aux besoins particuliers d’une personne ou d’un groupe dont les caractéristiques sont protégées contre la discrimination par la loi sur les droits de la personne. L’employeur doit accommoder ces besoins pour assurer le respect de la dignité et l’intégration de toutes les personnes, même si elles ont des différences protégées, et ainsi introduire la diversité en milieu de travail. Déterminés au cas par cas, les accommodements au travail peuvent nécessiter des efforts et des dépenses accrues que l’employeur doit assumer.

On recommande à l’employeur de prendre une vue d’ensemble du milieu de travail et d’envisager l’introduction d’accommodements proactifs, même si les salariés actuels n’en ont pas besoin. L’employeur et le syndicat doivent prendre en considération les facteurs suivants:

• L’accommodement peut toucher un groupe de personnes qui ont la même caractéristique protégée ou viser un individu avec des besoins particuliers
• L’accommodement peut nécessiter une modification des conditions ou de l’environnement de travail
• L’accommodement doit respecter la vie privée, l’autonomie et la dignité de la personne concernée
• Dans la mesure du possible, les obstacles doivent être découverts et éliminés avant la demande d’accommodement
• En règle générale, les conventions collectives ne font pas obstacle à l’accommodement et le syndicat doit coopérer pour convenir des accommodements raisonnables
• L’employeur et le syndicat sont tous deux responsables des accommodements, mais l’employeur assume la plus grande partie de la responsabilité s’il est chargé du milieu de travail

L’employeur est tenu de fournir l’accommodement au travail sans aller jusqu’à la contrainte excessive. Il peut déclarer que les dépenses occasionnées par un accommodement le soumettent à la contrainte excessive, avec des preuves à l’appui, compte tenu de ses capacités de paiement et des répercussions de l’accommodement sur la santé et la sécurité. En temps normal, les contraintes hypothétiques, les inconvénients, les dépenses mineures, le moral des employés, les conventions collectives et les préférences personnelles ne font pas obstacle à l’accommodement. Les coûts évoqués par l’employeur à titre de contrainte excessive doivent être mesurables, découler de l’accommodement et être suffisamment élevés pour modifier la nature même de son entreprise ou nuire à sa rentabilité.

Responsabilités

L’employé, l’employeur et le syndicat ont tous des responsabilités en matière d’accommodements au travail. L’employé doit être en mesure de demander un accommodement fondé sur les motifs interdits de discrimination. De surcroît, il doit être en mesure de décrire ses besoins à son employeur et de répondre à ses questions en termes concis. Une fois que l’accommodement est mis en place, l’employé est tenu de coopérer avec son employeur pour veiller à son bon fonctionnement. Il doit, de plus, aviser son employeur quand il n’en a plus besoin.

Si l’employé fait partie d’un syndicat, celui-ci doit contribuer activement au processus d’accommodement. Le syndicat et l’employeur sont tous deux responsables de faciliter l’accommodement et d’appuyer les mesures nécessaires, même si elles vont à l’encontre des conventions collectives, sans toutefois aller jusqu’à la contrainte excessive.

L’employeur doit accepter la demande d’accommodement de bonne foi et respecter la confidentialité des informations et la dignité de l’employé. Dans la mesure du possible, il doit éliminer les obstacles à l’accommodement et les pratiques et les politiques discriminatoires. Il est responsable d’enquêter sur les accommodements possibles, de collaborer avec l’employé et de faire preuve de créativité pour trouver la meilleure solution. Il doit octroyer la demande d’accommodement en temps opportun, sans aller jusqu’à la contrainte excessive. Il est responsable de mettre l’accommodement en œuvre selon les conditions convenues et le modifier au besoin. Si l’employeur est persuadé qu’un accommodement le soumet à la contrainte excessive, il doit le démontrer à l’employé.

Exemples concrets d’accommodements au travail

Pour nous aider à mieux comprendre les accommodements au travail, Mark Sward nous a donné des exemples concrets de modifications apportées aux conditions physiques, aux responsabilités ou à l’horaire de travailleurs.

• Modification de l’environnement physique: Pour respecter les droits de ses employés, une entreprise peut, par exemple, offrir un espace de prière, un espace d’allaitement, un ascenseur, un monte-escalier ou de l’équipement informatique et des logiciels spécialisés à ses employés ou adapter ses locaux aux fauteuils roulants.
• Modification des responsabilités: Les responsabilités d’un employé peuvent être modifiées pour exclure certaines tâches. Il est aussi possible d’échanger les responsabilités de certains employés pour tenir compte de leurs convictions religieuses ou de leurs capacités physiques. L’allègement temporaire des responsabilités de la personne concernée, la minimisation du travail physique ou des risques environnementaux et la réaffectation à un autre poste sont des solutions de rechange.
• Modification de l’horaire: L’employeur peut modifier les heures de travail le vendredi soir pour permettre aux employés de respecter le sabbat, prévoir des congés pour rendez-vous médicaux, accorder des pauses supplémentaires pour donner l’occasion aux employés de prier, d’allaiter ou de prendre du repos, échanger certains jours fériés (si la loi le permet) ou compresser la semaine de travail pour offrir une journée de congé supplémentaire.

Documentation des accommodements en milieu de travail

L’employeur est responsable de tenir des dossiers sur les demandes d’accommodement au travail et les mesures qu’il a prises pour y répondre. La loi ne l’oblige pas à formuler une politique sur les accommodements, mais celle-ci peut toutefois s’avérer utile pour veiller au respect des mesures qui s’imposent. On lui recommande de consigner par écrit l’ensemble des demandes d’accommodements et des documents à l’appui, des procès-verbaux des réunions, des options explorées, de l’analyse des accommodements possibles, des évaluations de l’efficacité des mesures et des modifications. En raison de la nature délicate des documents sur les accommodements au travail, on préconise de les séparer des autres dossiers des employés. L’employeur doit conserver les dossiers aussi longtemps que possible pour offrir et maintenir l’accommodement et répondre aux plaintes ou aux poursuites liées aux violations des droits de la personne. Familiarisez-vous avec la législation relative aux droits de la personne et au travail dans votre région afin d’en savoir plus sur vos obligations en matière de documentation.

Pour de plus amples renseignements sur les accommodements et leur influence sur le milieu de travail, écoutez notre webinaire très informatif à la demande. Vous pouvez aussi écouter nos webinaires précédents sur le droit du travail et les ressources humaines: En quoi consiste une exigence professionnelle justifiée? et La discrimination involontaire.

Remarque: Sterling Talent Solutions^MC n’est pas un cabinet d’avocats. Les informations contenues dans ce document vous sont présentées à titre indicatif seulement et ne constituent aucunement un avis juridique. Nous vous recommandons de consulter votre avocat pour obtenir un avis juridique qui tient compte de vos besoins.

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