1 août 2018 | Sterling

Sterling répond à vos questions sur la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police de l’Ontario

Il y a quelques semaines, notre vice-président adjoint en protection de la vie privée, Mark Sward, et notre directrice en gestion de produits, Sophia Blanc, ont présenté un webinaire intitulé Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de police (Projet de loi 113): que se passera-t-il le 1^er novembre? Au cours de cette présentation, ils ont expliqué l’histoire de la nouvelle loi, les changements qui risquent d’avoir des conséquences pour la vérification du casier judiciaire, les points saillants de la Loi et les changements qui pourraient éventuellement y être apportés. Comme les participants ont posé énormément de questions, nous avons décidé de publier les réponses de Mark et de Sophia. Nous avons réparti les questions en trois catégories: les conséquences de la Loi sur la vérification des antécédents, l’obtention du consentement des candidats et la communication des résultats.

Conséquences de la Loi sur les vérifications des antécédents

• La nouvelle loi s’applique-t-elle aux autres services de vérification des antécédents, comme les confirmations d’emploi?

  La nouvelle loi s’applique seulement à la recherche d’informations provenant des services policiers du Canada. Elle ne s’applique pas aux autres types de dossiers, comme ceux des employeurs, des établissements scolaires ou des tribunaux.

• La nouvelle loi s’applique-t-elle aux vérifications des antécédents à l’étranger?

  Non. Elle s’applique seulement aux renseignements conservés par les organismes d’application de la loi canadiens. Elle ne s’applique pas aux dossiers des autorités étrangères.

• Les nouvelles dispositions s’appliquent-elles à la vérification des antécédents de bénévoles?

  Oui. La Loi s’applique à la vérification à des fins de recrutement de bénévoles. Elle ne fait aucune distinction fondée sur la finalité de la vérification. Par contre, elle prévoit des exceptions totales ou partielles pour certaines activités.

• À quelle étape du recrutement nous recommandez-vous d’entreprendre la vérification des antécédents, et pourquoi?

  Les règles ontariennes ne prévoient pas d’échéance précise. Par contre, par souci d’équité et de confidentialité, beaucoup d’employeurs effectueront la vérification des antécédents après avoir sélectionné un candidat. Ainsi, ils seront mieux en mesure de minimiser les risques de violation des droits de la personne ou du droit à la vie privée dans les autres provinces canadiennes.

• Les exigences en matière de consentement écrit s’appliquent-elles aussi aux vérifications du poste de police local?

  Les exigences juridiques en matière de consentement sont applicables tant pour le poste de police que pour le fournisseur de vérifications.

• Qu’arrivera-t-il si la personne concernée n’a pas d’antécédents judiciaires? L’employeur doit-il quand même obtenir son consentement pour voir le rapport?

  La Loi ne fait aucune distinction entre les rapports qui ne contiennent aucune information et les rapports qui signalent la présence d’un dossier de police. Il y a donc lieu de croire que la personne concernée doit consentir une deuxième fois à la divulgation du résultat, sans égard pour le contenu du rapport.

• Comme l’obtention du consentement prendra désormais plus de temps, pouvons-nous commencer la vérification des antécédents plus tôt?

  Chaque organisation est responsable de fixer les délais du processus de vérification des antécédents en tenant compte de son contexte et des risques auxquels elle s’expose.

• Si un candidat déclare avoir été reconnu coupable d’une infraction punissable par procédure sommaire et datant de plus de cinq ans, sa déclaration sera-t-elle considérée comme une représentation inexacte de son casier judiciaire?

  D’habitude, le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) ne contient pas de dossiers sur les infractions punissables par procédure sommaire, sauf si elles s’accompagnent d’une infraction punissable par mise en accusation. Le CIPC répertorie les infractions pour lesquelles une personne a été déclarée coupable et obligée de donner ses empreintes digitales. Au Canada, les personnes reconnues coupables d’infractions punissables par procédure sommaire sont rarement obligées de donner leurs empreintes. La GRC ne fixe pas de délai d’expiration précis pour les infractions.

• Avez-vous l’intention de modifier vos formulaires et de demander d’avance à la personne concernée de consentir à la divulgation du résultat de la vérification à l’employeur par écrit afin d’éviter les retards?

  Nous explorons tous les moyens possibles de simplifier la mise en conformité. Notre réponse à cette question va dépendre de l’issue des discussions que nous allons avoir avec le nouveau gouvernement de l’Ontario concernant leur interprétation et leurs mesures d’application de la nouvelle loi. Néanmoins, nous allons respecter la lettre de la loi.

• Si un candidat refuse de consentir et de terminer sa vérification, avons-nous le droit de retirer l’offre d’emploi?

  En Ontario, les employeurs ont le droit d’exiger une copie du résultat de la vérification de casier judiciaire comme condition de l’offre d’emploi. Souvent, quand un candidat refuse de divulguer cette information, les employeurs ontariens rejetteront sa candidature.

• Si nous demandons au poste de police d’effectuer la recherche et d’envoyer le résultat au candidat, la police peut-elle nous l’envoyer aussi sans demander au candidat de donner son consentement pour la deuxième fois?

  Comme les fournisseurs de vérifications, le poste de police n’a pas le droit de communiquer le résultat d’une vérification à un employeur sans demander au candidat de consentir à nouveau. Le candidat peut toujours vous montrer le résultat de sa vérification, mais cette pratique présente beaucoup de risques et d’imprévus pour les recruteurs. Par exemple, la vérification peut s’avérer plus longue et plus coûteuse et le candidat a l’occasion de modifier ou de falsifier son rapport.

Obtention du consentement des candidats

• Que devront faire les candidats pour voir le résultat de leur vérification des antécédents?

  Nous enverrons une invitation aux candidats par courriel afin de les diriger vers notre portail sécurisé, où ils pourront consulter le résultat de la vérification.

• Qu’arrivera-t-il si un candidat refuse de consentir à la divulgation du résultat de sa vérification des antécédents?

  Le dossier de vérification de casier judiciaire sera fermé avec la mention «impossible à compléter» et un message informant le client que le candidat a refusé de divulguer le résultat de la recherche.

• Quand un candidat accepte ou refuse de divulguer le résultat de sa vérification à une entreprise, celle-ci le saura-t-elle?

  Quand les candidats refusent de consentir à la divulgation du résultat de leur vérification, l’entreprise en sera informée.

• Si un candidat refuse de consentir à la divulgation du résultat de sa vérification, nous serons avisés que la vérification est «impossible à compléter». Devrions-nous alors tenir pour acquis, quand nous voyons ce terme, que le candidat a refusé de consentir, et que la recherche n’a pas été infructueuse pour une autre raison?

  Quand une vérification de casier judiciaire est jugée «impossible à compléter», nous vous expliquerons pourquoi c’est le cas. Cette explication vous permettra de mieux comprendre pourquoi une recherche s’est soldée sans succès (par exemple, en raison d’informations manquantes).

• Donnerez-vous une date limite aux candidats quand vous leur demanderez de consentir pour la deuxième fois?

  Oui, nous demanderons aux candidats de répondre avant la date de fermeture du dossier de vérification de casier judiciaire canadien. Nous avons l’intention d’informer les candidats qu’il s’agit d’une demande urgente.

• Combien de temps croyez-vous qu’il vous faudra pour obtenir le consentement de la personne concernée pour la deuxième fois?

  Nous ne savons pas à quels délais nous attendre, car ce processus est entièrement nouveau pour nous.

• Quand les candidats refusent de consentir à la divulgation du résultat de leur vérification, Sterling pourra-t-elle nous informer que la vérification n’a pas pu être terminée parce que le «candidat a refusé de consentir», au lieu de nous dire que le dossier est «impossible à compléter»?

  Non, pas pour le moment. L’explication du résultat précisera la raison pour laquelle la vérification s’est terminée sans succès.

• Pour éviter les retards, Sterling avisera-t-elle les candidats qu’ils auront besoin de consentir de nouveau à la divulgation?

  Pendant la collecte de renseignements, nous avertirons les candidats de l’étape supplémentaire qu’ils auront peut-être besoin de suivre.

Communication des résultats

• Sous quelle forme enverrez-vous le résultat de la recherche au candidat? Prendrez-vous des mesures pour vous assurer que les candidats ne peuvent pas modifier le résultat avant de le montrer à leur employeur potentiel?

  Les candidats pourront consulter le résultat de leur vérification sur un portail sécurisé. Ils ne pourront pas le modifier. Par contre, ils pourront contester le résultat avant que celui-ci ne soit divulgué en contactant notre service de protection de la vie privée et en suivant les étapes du processus de contestation. Le résultat qui sera communiqué au client sera donc exact et définitif.

• Nous commandons toujours au moyen de formulaires en support papier. Comment pouvons-nous nous préparer à ce changement?

  Nous vous recommandons de demander à notre service à la clientèle ou à votre gestionnaire de compte de vous parler de notre espace de commande en ligne. La commande au moyen de formulaires papier est difficile à mettre en conformité avec la nouvelle loi.

• Si un candidat n’a pas d’adresse courriel, comment pourra-t-il consentir à la divulgation du résultat de sa vérification à son employeur?

  Comme nous ne pouvons pas obtenir le consentement écrit de candidats qui n’ont pas d’adresse courriel, nous ne pourrons pas divulguer le résultat de leur vérification.

• L’organisation qui commandite la vérification de casier judiciaire sera-t-elle tenue responsable de payer pour le dossier de personnes qui refusent de divulguer le résultat de leur vérification?

  Comme la recherche a quand même été effectuée, la vérification de casier judiciaire canadien sera facturée, même si le résultat n’a pu être divulgué.

• Si le candidat refuse de consentir, la vérification des antécédents sera-t-elle quand même facturée?

  Oui, car nous avons quand même effectué les recherches.

Webinaire à la demande

La Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police entrera en vigueur le 1^er novembre 2018. Depuis la ratification de la loi en avril, un nouveau gouvernement a été élu en Ontario, ce qui pourrait modifier l’approche de la province en matière de règlementation des vérifications de casier judiciaire. Pour en savoir plus sur les nouvelles exigences de la loi, écoutez notre webinaire sur la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police de l’Ontario (ou Projet de loi 113), disponible en ligne, à la demande. (Note: le webinaire est offert en anglais seulement.)

Note: Sterling Talent Solutions^MC n’est pas un cabinet d’avocats. Le présent document vous est présenté à titre indicatif seulement et ne peut aucunement être interprété comme un avis juridique. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils qui s’adaptent à vos besoins.

Le présent document vous est présenté à titre indicatif seulement et ne peut aucunement être interprété comme un avis juridique. Nous déclinons toute responsabilité pour les dommages découlant de son utilisation. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins. Nous ne nous engageons pas à modifier les documents qui ont déjà été publiés.