juin 14th, 2021 | Sterling

Sport et bienfaisance: les avantages concrets de l’informatisation de la vérification des antécédents pour les équipes de toutes sortes et de toutes tailles

La technologie a gagné considérablement en popularité en 2020, alors que la pandémie transformait l’utile en incontournable. Selon un sondage par MIT Technology Review Insights, plus de 80 % des répondants nord-américains ont accéléré l’adoption de nouvelles technologies au cours de l’année dernière. La vérification des antécédents, une mesure à laquelle se fient les associations de sport et les organismes à but non lucratif pour faire la sélection de bénévoles et de salariés en toute sécurité, est un domaine qui profiterait d’une transformation en profondeur.

Pendant sa récente table ronde, Sterling Backcheck a convié des experts à discuter des complexités de la gestion des enquêtes et des attestations. Les panélistes ont fait part de leurs réflexions sur l’intégration de la vérification des antécédents à d’autres technologies employées par les organismes de sport ou de bienfaisance pour simplifier les démarches et garantir que tous puissent pratiquer le sport en toute sécurité.

Intégration de la vérification des antécédents à l’écosystème de données RH

Pour ouvrir la discussion, Iain Murray, chef de marché chez Sterling Backcheck, a demandé aux panélistes de répondre à une question que l’on pose souvent aux organismes à but non lucratif, surtout ceux qui œuvrent dans le domaine du sport: combien de documents administratifs sont-ils requis dans le cadre de la gestion des enquêtes et des preuves de qualification ? Après tout, beaucoup de choses ont changé au cours des dernières décennies. Avant la transformation numérique, les formulaires et les tableaux en papier étaient très répandus ; un notaire se chargeait de la vérification d’identité. La technologie ouvre toutefois de nouvelles possibilités.

Greg Frechette, consultant en technologie pour Canada Alpin et entraîneur de ski depuis 1990, a été le premier à se prononcer. Selon Frechette, le nombre de documents administratifs qu’il est nécessaire de remplir est parfois accablant, mais ces mesures sont essentielles pour que tous puissent pratiquer le sport en toute sécurité.

Les entraîneurs de Canada Alpin obtiennent une certification à la conclusion d’un processus en cinq étapes qui comprend une vérification des antécédents. Il était auparavant nécessaire de veiller à ce que chaque personne remplisse ses formulaires, de collecter les documents requis à des fins de sécurité et de certification et d’importer les tableaux Excel requis à des intervalles d’une ou deux semaines, un travail laborieux, étant donné que l’association compte environ 6 000 entraîneurs actifs. Frechette s’est consacré à la mise en œuvre d’une solution informatique qui pallierait les inconvénients des processus manuels pour toutes les personnes concernées.

En partenariat avec Interpodia, Canada Alpin utilise désormais une solution à guichet unique qui intègre la collecte du consentement, la vérification des antécédents (dans le cadre d’un accord spécial conclu avec Sterling Backcheck) et plus encore au processus d’inscription et de renouvellement. Par un processus simple, le résultat de la vérification des antécédents est automatiquement versé dans le nouveau système, ce qui garantit une bonne visibilité des enquêtes dont le traitement est terminé.

Quels facteurs doit-on évaluer pour déterminer s’il est nécessaire d’exiger une vérification des antécédents ?

La vérification des antécédents est cruciale pour protéger les organismes, quelle que soit leur mission, mais aussi pour protéger les salariés, les bénévoles et surtout, les jeunes et les autres personnes vulnérables. Selon l’Association canadienne des entraîneurs (ACE), il existe trois niveaux de risque:

Niveau 1: postes à faible risque

Selon l’ACE, cette désignation s’applique aux « personnes qui n’assument pas un rôle de supervision, ne dirigent pas d’autres personnes, ne participent pas à la gestion financière ou monétaire et n’ont pas accès à des mineurs ou à des personnes ayant un handicap ». Les parents qui ne font pas de bénévolat, les jeunes bénévoles et les bénévoles occasionnels font partie de ce groupe.

Niveau 2: postes à risque moyen

Cette désignation s’applique aux personnes qui « pourraient assumer un rôle de supervision, diriger d’autres personnes, participer à la gestion financière ou monétaire ou avoir un accès limité à des mineurs ou à des personnes ayant un handicap ». Les entraîneurs adjoints, les entraîneurs-chefs bénévoles et les directeurs appartiennent à ce groupe.

Niveau 3: postes à risque élevé

Cette désignation s’applique aux personnes qui « occupent une position de confiance ou d’autorité, assument un rôle de supervision, dirigent d’autres personnes, participent à la gestion financière ou monétaire et ont accès à des mineurs ou à des personnes ayant un handicap ». Les gérants d’équipe, les entraîneurs-chefs salariés et les entraîneurs dont l’équipe doit se déplacer font partie de ce groupe.

Quel avenir peut-on envisager pour la gestion informatisée des bénévoles ?

La simplification des processus employés n’est qu’un début. Comme en témoignent les statistiques compilées par Sterling Backcheck, une grande partie de l’intérêt envers la communicabilité des enquêtes provient des bénévoles et des entraîneurs, dont environ 10 à 20 % ont exprimé le souhait de transmettre le résultat de leur vérification des antécédents à plus d’un organisme.

Pendant la table ronde, Murray a demandé à Phil Mowatt, chef de la direction d’Interpodia, d’exprimer son opinion sur la communicabilité des enquêtes. Dans le cadre de son travail, Mowatt fait affaire avec de nombreux organismes de sport tous très différents les uns des autres. Les organismes qui ont recours à la technologie pour mettre en place des processus bien établis ont tendance à utiliser un modèle à base d’inscription ou de certification dans le but d’encourager l’autogestion des entraîneurs, des arbitres et des bénévoles. D’après Mowatt, « par sa nature même, l’administration des sports est un processus fragmentaire ». Aucune solution n’a réponse à tout. Une intégration de la vérification des antécédents au processus d’inscription par l’entremise d’une interface API peut toutefois réduire les obstacles auxquels les inscrits doivent se heurter. Grâce à la technologie, il est désormais plus facile pour les organismes de toutes sortes et de toutes tailles de mettre en place un processus uniformisé qui satisfait à leurs besoins et à leur budget.

Mowatt prévoit qu’à l’avenir, des organismes pourraient s’unir pour fonder un organisme de réglementation qui centraliserait la gestion des dossiers de vérification du casier judiciaire et des autres attestations requises pour satisfaire aux normes de sécurité s’appliquant au sport. Néanmoins, peu d’organismes à but non lucratif, qu’ils soient petits ou grands, disposent de ressources suffisantes pour s’attaquer à cette tâche colossale, même s’ils le désiraient.

Tout organisme de sport devrait accorder la priorité à ses athlètes, qu’il s’agisse des membres d’une ligue compétitive pour les enfants ou d’aspirants aux Jeux olympiques. Les organismes à but non lucratif doivent également concentrer leurs efforts sur le soutien aux membres et le réseautage avec les donateurs, sans s’attarder sur la gestion d’une avalanche de documents administratifs.

Prochaines étapes

Sterling Backcheck se place toujours à l’avant-garde des discussions portant sur l’industrie de la vérification des antécédents. Pour en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour vous aider, contactez-nous.

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