juin 21st, 2019 | Sterling

Renouvellement des vérifications du personnel

Re-checking your employees

La vérification d’antécédents du personnel est-elle un luxe ou une nécessité?

Dans les organisations, on se demande souvent s’il vaut la peine de renouveler les vérifications des travailleurs salariés ou bénévoles. En fait, la mise en place d’un programme de renouvellement est une mesure de diligence raisonnable qui peut protéger l’intégrité de l’organisation, à condition de se conformer aux principes de protection de la vie privée qui s’y appliquent.

Beaucoup reconnaîtront que certaines vérifications d’antécédents méritent une révision occasionnelle, surtout en ce qui concerne certains postes ou secteurs d’activités. Par exemple, après l’embauche ou le placement d’une personne, de nouvelles informations peuvent s’ajouter à son casier judiciaire ou son dossier d’affaires judiciaires, informations qui s’avèreront sans doute pertinentes. Il en revient aux décideurs, aux conseillers juridiques ou aux assureurs d’une organisation de décider si les vérifications de ses travailleurs seront renouvelées et, si c’est le cas, à quelle fréquence. Sterling Backcheck a pour responsabilité de proposer des conseils et des solutions concrètes conçues pour appuyer des protocoles conformes et efficients. L’apparition potentielle de nouvelles informations pertinentes donne aux organisations la possibilité de prendre des précautions supplémentaires.

Réalité contemporaine:

L’Ontario a récemment promulgué la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police. Cette loi se place à l’avant-garde du contexte canadien pour les raisons suivantes:

  • Elle définit trois niveaux de vérification:
    • Vérification de casier judiciaire (niveau 1)
    • Vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (niveau 2)
    • Vérification en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (niveau 3)
  • Elle dresse la liste des sources d’information que l’on emploiera à chaque niveau
  • Elle interdit la divulgation d’informations non pertinentes ou inappropriées aux organisations qui demandent des renseignements sur leurs candidats
  • Elle donne aux personnes concernées (les candidats) le droit de réviser et de rectifier les erreurs qui se sont introduites dans leurs renseignements personnels avant que la réponse ne soit communiquée à un tiers
  • Nommément, elle permet aux fournisseurs de services de vérification d’antécédents de fournir leurs services aux organisations clientes en conformité avec les objectifs de la Loi.

Une discussion du renouvellement des vérifications au regard de la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police s’avèrera instructive. Effectivement, la vérification de casier judiciaire et la vérification accrue des renseignements de la police qu’offre Sterling Backcheck correspondent respectivement aux recherches de niveau 1 et de niveau 2 que définit la Loi. On discutera séparément des vérifications de niveau 3 vers la fin de l’article.

Pourquoi renouveler les vérifications?

La réponse est simple: les choses peuvent changer. En bref, le casier judiciaire est une liste des infractions criminelles dont une personne a été reconnue coupable et en raison desquelles elle a dû soumettre ses empreintes digitales. Les informations proviennent des 2 500 services de police canadiens. À tout moment au Canada, une personne peut être arrêtée ou accusée d’une infraction criminelle, un incident qui s’ajoutera à son casier judiciaire, si elle en a déjà un, ou lui donnera un casier judiciaire, si elle n’en a pas. Cette personne peut très bien être l’un de vos salariés.

À noter que les termes « infraction criminelle » et « casier judiciaire » ne sont pas synonymes. Une personne peut très bien avoir été reconnue coupable d’une infraction criminelle sans que la recherche de niveau 1 révèle de casier judiciaire.

Il est essentiel d’effectuer une recherche des informations de la police locale, comme celle qu’offre Sterling Backcheck par le biais de son service E-PIC, pour découvrir les nouvelles informations concernant les affaires judiciaires qui peuvent avoir consignées, par exemple:

  • Condamnations ne pouvant légalement être versées au Dépôt national
  • Condamnations que la police n’a pas encore envoyées et n’enverra peut-être jamais au Dépôt national
  • Condamnations qui ont été soumises au Dépôt national, mais ne sont pas encore accessibles en raison du délai de traitement des informations
  • Accusations pendantes et conditions de libération conditionnelle en découlant
  • Mandats d’arrestation délivrés par les tribunaux
  • Conditions de libération provisoire imposées par un tribunal, si elles sont toujours en effet
  • Interdictions prononcées par un tribunal (d’habitude, interdiction de conduite ou de possession d’armes à feu)
  • Engagements de ne pas troubler la paix publique (aussi connus sous le nom d’« ordonnances de protection »), s’ils sont en effet

Vous pouvez donc obtenir de nouvelles informations sur vos salariés.

Qu’en est-il de la vérification en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables?

Comme le renouvellement périodique des vérifications de niveau 1 et 2 est parfois de mise, on aura raison de croire qu’il en est de même pour les vérifications de niveau 3. En fait, un seul détail distingue la vérification de niveau 3 des autres: une recherche dans la base de données des délinquants sexuels réhabilités. Cette base de données n’est plus modifiée; aucune fiche n’y a été ajoutée depuis 2012. Par conséquent, quand une recherche de niveau 3 est justifiée, on aura intérêt à l’exiger uniquement pour les personnes qui entreraient dans de nouvelles fonctions. Pour les personnes déjà établies, on trouvera moyen d’effectuer des mises à jour de manière plus efficace.

Conseils

Comme les informations des personnes qui travaillent depuis longtemps pour vous sont parfois modifiées, vous tirerez profit d’une politique de renouvellement des vérifications. Vous avez sans doute déjà remarqué que les vérifications de niveau 2 sont particulièrement susceptibles de révéler de nouvelles activités. En effet, au cours de la procédure judiciaire, toutes les informations entreront tôt ou tard dans la ligne de mire de la recherche de niveau 2 (c’est-à-dire, la vérification accrue des renseignements de la police de Sterling Backcheck). Les mêmes informations ne paraîtront pas nécessairement dans le résultat de la recherche de niveau 1 et, en raison de la nouvelle loi de 2012, ne seront jamais signalées par la recherche de niveau 3.

Si vous envisagez de renouveler les vérifications de vos travailleurs, contactez-nous pour mettre sur pied un programme de renouvellement. Employez la vérification accrue des renseignements de la police de Sterling Backcheck pour faire la lumière sur le casier judiciaire et les affaires judiciaires dans le cadre d’une démarche globale de diligence raisonnable.

Bibliographie:

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