février 23rd, 2021 | Mark Sward

Vérification des antécédents et conformité au Canada: Comment Sterling Backcheck peut vous aider à satisfaire aux exigences

De nombreux facteurs liés à la conformité doivent être pris en considération lors de la vérification des antécédents. Quelles informations a-t-on le droit de recueillir sur les candidats ? Comment faut-il informer les candidats des décisions préjudiciables que l’on a prises à leur égard ? Lorsque l’on conclut une entente avec une firme de vérification des antécédents, quelles informations faut-il inclure dans le contrat ? Quelles règles additionnelles faut-il prendre en considération lorsque les candidats dont on souhaite vérifier les antécédents ne travailleront pas au Canada ? Certes, la réponse à ces questions peut varier d’un employeur à l’autre, selon le contexte. Dans tous les cas, la nécessité s’impose néanmoins de définir ce qu’une firme de vérification des antécédents peut faire pour faciliter la mise en conformité.

Sterling Backcheck est l’un des chefs de file canadiens de l’industrie de la vérification des antécédents. Par l’acquisition et le partage de ses connaissances, par le rôle de leadership qu’elle assume au sein de son association professionnelle pour favoriser l’adoption de politiques équitables, par la conception d’outils pratiques et par les conseils qu’elle accorde aux candidats pour les aider à faire respecter leurs droits, Sterling Backcheck témoigne de son engagement à la conformité.

Experts salariés

Toutes les entreprises qui œuvrent dans un secteur réglementé doivent se faire une bonne idée de leurs obligations juridiques et du cadre réglementaire qui s’applique à leurs produits et à leurs services. Sterling Backcheck dispose d’équipes de spécialistes en protection de la vie privée et en conformité qui surveillent chacune des étapes de la vérification des antécédents, de la conception des produits et des systèmes jusqu’à l’expédition du résultat en passant par le traitement des commandes. Au Canada et autour du monde, ces spécialistes surveillent de près l’évolution des lois, des règles, des lignes directrices et des pratiques exemplaires pour communiquer les changements par des contenus en ligne, des webinaires et des rencontres avec les experts en la matière des clients. De cette manière, Sterling Backcheck attire l’attention de ses clients sur les facteurs liés à la conformité dont ils doivent tenir compte lors de la conception de leur programme de vérification des antécédents.

Nos experts salariés à l’œuvre

Problème : Un client de l’une des sociétés affiliées de Sterling Backcheck aux États-Unis sollicita les conseils de Sterling Backcheck pour faciliter son entrée dans le marché canadien. Un conseiller externe avait averti le client des restrictions qui s’appliquent à la collecte et à l’utilisation des informations relatives aux antécédents judiciaires au Canada, ce qui avait alarmé le client.

Solution : Lors d’une réunion avec le client, un spécialiste de la protection de la vie privée situa cet avis juridique en contexte. Par quelques exemples pratiques, il illustra la manière dont d’autres employeurs canadiens étaient parvenus à atténuer les risques liés à l’embauche sans enfreindre les lois du Canada en matière de protection des renseignements personnels et des droits de la personne.

Consultation avec l’industrie

Leaders éclairés pour les employés comme pour les clients, les experts en la matière de Sterling Backcheck jouent également un rôle moteur au sein de l’industrie. En tant que membres du conseil international et du conseil canadien de l’Association nationale des professionnels de la vérification des antécédents, ils ouvrent le dialogue avec les personnes chargées de créer et d’appliquer les politiques qui réglementent les produits de Sterling Backcheck pour favoriser l’adoption de règles équitables qui protégeront les droits individuels sans imposer de fardeau indu aux entreprises ni les empêcher de gérer leurs risques de manière adéquate.

Notre consultation avec l’industrie à l’œuvre

En tant que membre du comité canadien des relations gouvernementales de l’Association, Sterling Backcheck contribua activement à ses discussions avec le gouvernement ontarien à l’égard de la rédaction et de l’application du projet de loi 113, éventuellement adopté sous le nom de Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police. Après quelques années de débats, des précisions furent apportées à la Loi pour permettre à l’industrie de préserver des pratiques sensées et d’éviter les formalités inutiles qui auraient compliqué les démarches pour les candidats et prolongé le recrutement.

Outils de mise en conformité

Bien que chaque entreprise soit responsable de concevoir son propre programme de vérification et de l’évaluer pour s’assurer qu’il répond à ses obligations juridiques et à son seuil de tolérance au risque, les firmes de vérification des antécédents offrent parfois des outils pertinents. Sterling Backcheck produit des webinaires, des livres blancs, des listes de contrôle et d’autres outils, dont beaucoup sont accessibles à la demande sur son site Web, afin de faciliter la mise en conformité de ses clients au Canada et à l’étranger. Ses conventions de services définissent les rôles et les responsabilités de chaque partie en matière de conformité et de protection de la vie privée et remplissent les exigences des lois du Canada, des États-Unis et de l’Europe à l’égard de la vérification des antécédents et du traitement des renseignements personnels. Enfin, Sterling Backcheck dispose de spécialistes qui sont prêts à répondre aux questions ponctuelles sur les évaluations des facteurs liés à la vie privée, les évaluations des mesures de sécurité de l’information et les autres examens effectués par les conseillers internes et externes de ses clients.

Ressources destinées au marché

Sterling Backcheck a publié un livre blanc, Aspects juridiques de la vérification d’antécédents au Canada, et une liste de contrôle, Rédiger une politique de vérification d’antécédents au Canada, deux outils indispensables aux employeurs qui désirent mettre en place ou modifier un programme de vérification. Lors de webinaires à la demande, Sterling Backcheck présente un exposé détaillé des facteurs liés à conformité qui s’appliquent à la vérification des antécédents.

Soutien aux candidats

L’un des aspects les plus difficiles de la vérification des antécédents est d’expliquer aux candidats la manière dont elle fonctionne, les fins auxquelles elle est destinée et les conséquences qui peuvent s’ensuivre lorsqu’elle révèle des informations potentiellement préjudiciables. Bien que chaque entreprise doive créer un message qui concordera avec sa culture, son style et ses valeurs, Sterling Backcheck offre une boîte à outils pour faciliter ces démarches.

Les systèmes que Sterling Backcheck met à la disposition des candidats leur présentent un avis de confidentialité qui peut être modifié complètement ; aucun employeur n’est obligé de composer avec un texte générique qui ne reflète pas son image de marque et ses candidats. Sterling Backcheck offre également des avis de confidentialité à titre d’exemple. Destinés aux candidats canadiens, américains ou étrangers, ces textes, qui sont rédigés à la lumière des principes établis par les lois relatives à la protection de la vie privée, peuvent être modifiés pour mieux répondre aux exigences des clients en matière de conformité et sont efficaces pour obtenir des réponses des sources externes d’information.

Dans son avis de confidentialité public, Sterling Backcheck offre une description détaillée des informations qui sont collectées, de la manière dont elles sont traitées et des moyens dont disposent les candidats pour faire valoir leurs droits à l’égard de leurs renseignements personnels. Enfin, les candidats qui souhaitent accéder à leur rapport d’enquête ou contester les informations qu’il contient peuvent contacter Sterling Backcheck pour faire respecter leurs droits. Aucune intervention n’est requise de la part du client, sauf lorsque des circonstances particulières l’exigent. Grâce à leur formation et à leur expérience, les spécialistes en soutien aux candidats, en résolution des plaintes et en protection de la vie privée de Sterling Backcheck peuvent aider les candidats à comprendre leur rapport, combler les lacunes et donner une tournure positive à la situation.

Notre équipe de soutien aux candidats à l’œuvre

Problème: S’interrogeant sur les informations préjudiciables contenues dans son rapport d’enquête, une candidate contacta Sterling Backcheck. L’équipe de soutien aux candidats de Sterling Backcheck navigua entre les écueils de cette conversation pour atteindre les objectifs de ses clients en matière d’intégration en entreprise et d’expérience candidat.

Solution: Après l’interaction, la candidate informa Sterling Backcheck que la personne qui l’avait conseillée avait « répondu promptement à mes nombreuses questions sur la vérification des antécédents d’une manière courtoise et professionnelle. Sa réponse me parvenait souvent en quelques minutes à peine. […] Je lui suis très reconnaissante de son aide. J’ai été impressionnée par le professionnalisme qu’elle a démontré tout au long de notre entretien et par la promptitude de ses réponses. »

Le présent document vous est présenté à titre indicatif seulement et ne peut aucunement être interprété comme un avis juridique. Nous déclinons toute responsabilité pour les dommages découlant de son utilisation. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins. Nous ne nous engageons pas à modifier les documents qui ont déjà été publiés.